میز تحریر یا میز کار شما چه در منزل چه در محل کارتان قرار گرفته باشد، رعایت نکات زیر می-تواند در سازمان دهی و مرتب کردن فضای موجود روی میز به شما کمک بسیار زیادی کند.
1. به این فکر کنید که میز موجود را برای چه منظوری می خواهید مورد استفاده قرار دهید:
این موضوع ممکن است در نگاه اول واضح به نظر برسد اما اگر هرگز در محل کار خود کتاب نمی خوانید، نمی توانید از این فضا برای نگه داشتن حجم وسیعی از کتاب¬های رمان استفاده کنید. اگر در محل کار خود مجبور به پاسخگویی به تلفن ها هستید، نمی¬توانید پایه تلفن را بر روی دیوار نصب کنید.
2. از شر تمامی وسایلی که از آنها استفاده نمی کنید خلاص شوید:
این موضوع برای اشیایی که هرگز مورد استفاده قرار نمی¬دهید و وسایلی که قدیمی یا شکسته هستند( همچون خودکار بدون جوهر یا استاپلری که استفاده نمی شود) صدق می¬کند.
3. موارد سرگرم کننده را خارج از میز کار خود قرار دهید:
تصاویر، عکس ها، مکعب روبیک و وسایلی که به هنگام زمین لرزه ممکن است بلرزند را می¬توان کنار میز قرار داد اما خودِ میز باید یک فضای کاربردی باشد. البته هر چیزی که بر روی آن قرار دارد اگر کاربردی باشد می تواند باعث سرگرمی شما نیز بشود. تصاویر محافظ صفحه نمایش و جعبه مدادی که به شکل موز طراحی شده بسیار خوب است زیرا شما از رایانه و مداد برای سایر مقاصد نیز استفاده می کنید. اما اگر می¬خواهید اشیایی که بر روی میز کار¬تان قرار دارد حواستان را پرت نکند، آن ها را بر روی دیوار یا داخل قفسه اتاق خود قرار دهید.
4. همه چیز را گروه بندی کنید:
مدادها را در کنار هم و درون یک فنجان قرار دهید. گیره¬های کاغذ را در کشو بگذارید، صورتحساب هایتان را که قرار است پرداخت شود در یک جعبه یا فایل قرار دهید. زمانی که صورتحساب ها را پرداخت کردید آن ها را در فضای مخصوص خود نگهداری کنید.
5. تنبل باشید:
هدف از سازمان دهی میز کار، دسترسی به آیتم های مورد نیاز بدون صرف زمان و انرژی زیاد است. اگر میز شما در یک دفتر بزرگ قرار گرفته ممکن است نتوانید همه چیز را در دسترس خود نگه دارید. در این شرایط آیتم هایی که بیشتر از آن ها استفاده می کنید را در دسترس خود بگذارید. مثلاً در صورت استفاده مکرر از اسکنر، آن را کنار دست خود قرار دهید. اگر دوست دارید فرد فعالی باشید و در سرتاسر اتاق پیاده روی کنید می توانید آیتم های مورد نیازتان را دور از دسترس خود نگهداری کنید.
6. از فضای زیر میز استفاده کنید:
اگر میز کار شما کشوی درون ساخت دارد، منابعی که بیشتر از آن ها استفاده می کنید را در کشوی بالا قرار دهید. اگر چنین نیست از فضای زیر میز برای فایل ها یا جعبه های ذخیره سازی استفاده نمایید. می توانید از میز و کشوی آن برای نگهداری کاغذها و تجهیزاتی استفاده کنید که به آن ها نیاز دارید مگر اینکه میز بسیار کوچکی در اختیار داشته باشید.
7. از دیوارها استفاده کنید:
این نکته را در بخش سوم نیز بیان کردیم اما بیشتر وسایلی که به طور سنتی بر روی میز کار شما قرار می گیرند را می توان بر روی دیوار نیز قرار داد. تقویم، عکس و نقل قول های انگیزشی را می توانید بر روی دیوار نصب کنید و فضای کاری خود را بر روی میز بیشتر نمایید.
8. وظایف خود را مدیریت کنید:
اگر کار شما نیازمند استفاده از کاغذهای فیزکی است و نمی توانید از صفحه نمایش رایانه استفاده کنید، میز کار خود را برای کمک به اولویت بندی سازمان دهی کنید. اگر قرار دادهای زیادی برای امضا کردن و ارسال از طریق ایمیل دارید ، صندوق پیام دریافتی و ارسالی ایمیل تان بهترین گزینه برای شما خواهد بود. من فایل های عمودی را به فایل های افقی ترجیح میدهم. ممکن است در پرونده های افقی چیزهایی به راحتی نادیده گرفته شود.
کازیه های کوچک می توانند برای نگهداری صورت حساب هایی که باید پرداخت شود مورد استفاده قرار گیرد. اگر مجبور هستید کاغذها را به عنوان رفرنس نگه دارید، یک فایل رومیزی می تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. همچنین می توانید برخی از وظایف خود را در منزل انجام دهید. بهتر است هر چیزی را بلافاصله بعد از دریافت آن فایل بندی کنید اما اگر تنها هر چند ماه یکبار فایل بندی می کنید می توانید جعبه ای برای اینکار اختصاص دهید.
9. به وسایل و ابزارهایی که نیاز دارید فکر کنید:
اگر اتاق کار شما تاریک است، باید لامپ رومیزی برای خود بخرید. اگر چنین نیست، استفاده از لامپ تنها فضای کاری تان را به هدر می دهد. همین موضوع در مورد دستگاه فکس و نگهدارنده کارت ویزیت نیز صدق می کند. اگر از این وسایل استفاده می کنید آن ها را جایی قرار دهید که دسترسی آسانی به آن دارید.
10. برخی از اشیای غیر کاری به فضای کاری مربوط اند:
اگر به مواردی نیاز دارید که دقیقاً مرتبط به کارتان نیستند ( مثل دستمال کاغذی) آن ها را نیز بر روی میز خود قرار دهید. اگر میز شما جایی است که بیشترین زمان خود را در آن صرف می کنید، برخی از موارد ضروری نیز باید در آن قرار گیرد. می توانید کرم دست و سایر اسباب شخصی را در کشوی میز قرار دهید.
برای آشنایی با استاندردهایی که هنگام خرید میز کار و مطالعه می بایست به آن توجه داشته باشید مقاله "میز تحریر نامناسب سلامتی شما را به مخاطره می اندازد!" را بخوانید.
